Service of decisions, citations, notifications, etc.

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Chapter 1. Examples of meanings

Section 1.1. Relative to decisions

Les décisions, prises lors d’une procédure écrite ou orale, doivent être signifiées aux parties (A119 EPC and R111 (1) EPC).

C’est cette signification qui fait partir le délai de recours (si la décision est susceptible de recours, A108 EPC).

Section 1.2. Relating to the finding of loss of rights

Si l’OEB constate la perte d’un droit droit sans qu’une décision de rejet, de délivrance, de révocation, de maintien ou relative à une mesure d’instruction n’ait été prise, une notification est envoyée à la partie intéressée (R112 (1) EPC).

This notification then sends a delay of 2 months afin de demander une décision en l’espèce (R112 (2) EPC), which will be subject to appeal (A106 (1) EPC).

TheA122 EPC is applicable only to the applicant or holder.

Chapter 2. Shapes

Section 2.1. Signatures and name

Toutes les significations (décision, citation, etc.) de l’OEB doivent être revêtues de la signature et du nom de l’agent responsable (R113 (1) EPC).

However (R113 (1) EPC):

  • if the document is computer generated, a seal may replace that signature.
  • si le document est produit automatiquement par ordinateur, le nom de l’agent responsable peut être omis.

Il n’est pas possible qu’une décision soit signée “pour le compte” d’un des examinateurs, quand bien même cet examinateur ait, pour une raison inconnue, été empêché (T1033 / 16).

Section 2.2. Mode of service

2.2.1. By mail

1) Principle

This mode of service is provided by the R125 (2) (a) EPC (postal service or electronically).

2) Types of documents served by LRAR
Principle (before November 1, 2019)

Only are served by registered letter with acknowledgment of receipt (R126 (1) EPC):

  • decisions that give rise to a time limit for appeal;
  • decisions that cause a delay in filing a request for review;
  • the citations.

Le président de l’OEB n’a pas prévu d’autres cas de signification par LRAR (Guidelines E-II 2.3).

Si un de ces documents n’est pas remis par recommandé avec accusé de réception (mais, par exemple, à l’aide de UPS), il existe un vice de signification (la première phrase de la R126 (2) EPC can not be satisfied) and no delay can begin to run, even if it would be attested that the addressee would have received this document (G1 / 14).

Principle (after November 1, 2019)

Plus aucun courrier ne sera transmis par LRAR (“Décision du Conseil d’administration du 28 mars 2019 modifiant la règle 126 du règlement d’exécution de la Convention sur le brevet européen (CA/D 2/19)OJ 2019, A31).

By another equivalent postal system?

Depuis le 1er avril 2015, il est possible d’envoyer les notifications en LRAR ou en utilisant un autre service équivalent (“Décision du conseil d’administration du 15 octobre 2014 modifiant les règles 2, 124, 125, 126, 127, 129, 133 et 134 du règlement d’exécution de la Convention sur le brevet européen (CA/D 6/14)” , OJ 2015, A17).

This amendment follows a decision of the Grand Chamber (G1 / 14) qui avait critiqué l’envoi par l’office d’une décision par UPS.

3) Types of documents served by LR
Principle (before November 1, 2019)

Other meanings are realized by registered simple (R126 (1) EPC).

Lorsque les significations sont faites par recommandé simple, l’OEB a beaucoup de difficulté à prouver la date de réception (D9 / 05 and J18 / 05).

This situation was highlighted by a revision decision (R4 / 17) : 

  • le recours de l’opposant avait été notifié par LR au titulaire qui alléguait ne jamais l’avoir reçu.
  • le brevet avait été révoqué par l’OEB.

Devant la contestation du titulaire quant à la réception des pièces du recours, la grande chambre de recours n’a pu que constaté la violation du droit d’être entendu (R4 / 17) even though this non-reception is unlikely.

Principle (after November 1, 2019)

Toute les communication de l’OEB sont transmises par LR (“Décision du Conseil d’administration du 28 mars 2019 modifiant la règle 126 du règlement d’exécution de la Convention sur le brevet européen (CA/D 2/19)OJ 2019, A31).

Ainsi, l’usage du LRAR n’est plus de mise.

4) Date of receipt and fictional date of receipt

Par défaut, l’OEB considère qu’une notification est reçue par le destinataire le 10e jour après son envoi (R126 (2) EPC) unless the coin is later delivered to the consignee.

En cas de contestation, la charge de la preuve repose sur l’OEB (R126 (2) EPC): a simple declaration from the postal service that the mail was delivered was not sufficient (J14 / 14).

The date of receipt of the coin is used to calculate the time (R131 (2) EPC).

5) Refus d’un recommandé et question de validité de réception du courrier

Service by registered letter is considered effected even if this letter is refused by the addressee (R126 (3) EPC), but only if the refusal is made by a person who was entitled to it (see the national law, R126 (4) EPC).

Other questions concerning service (eg whether receipt of the letter by another person than the addressee means service to the addressee) must be resolved by looking at the national law (R126 (4) EPC).

2.2.2. Par “mailbox”

This mode of service is provided by the R125 (2) (b) EPC.

Certaines notifications peuvent être signifiées par voie électronique via un outil appelé “MailBox” .

  • the RREE and the RRI (& #8220;Notice from the European Patent Office dated 13 December 2011 concerning the EPO Online Services” , OG 2012, 22);
  • other notifications (& #8220;Decision of the President of the European Patent Office, dated 11 March 2015, on the pilot project to introduce new electronic means of communication for the proceedings before the European Patent Office.” , OJ 2015, A28) the list of which can be found on the website of EPO (list of notifications available via Mailbox).

The 10-day period of the R126 (2) EPC is retained even via this method of transmission from the date of the notification or from the actual delivery in the Mailbox (the most recent date is taken into account, R127 (2) EPC, et “Decision of the President of the European Patent Office, dated 11 March 2015, on the pilot project to introduce new electronic means of communication for the proceedings before the European Patent Office.” , OJ 2015, A28, A9 (4)).

2.2.3. By direct delivery

This mode of service is provided by the R125 (2) (c) EPC and the R128 EPC.

Cette signification est effectuée dans les locaux de l’OEB. Celle-ci est réputée faite même si le destinataire refuse la pièce ou refuse d’en accuser réception.

La date de réception est la date de la signification et la fiction des 10 jours ne s’applique pas.

2.2.4. By direct meaning

This mode of service is provided by the R125 (2) (d) EPC and the R129 EPC.

Si l’OEB n’est pas en mesure de connaitre l’adresse du destinataire ou si la signification n’a pas été possible après deux tentatives, la signification peut être faite par publication (R129 (1) EPC).

In this case, the publication is carried out at the BEB (R129 (2) EPC together "Décision de la Présidente de l’Office européen des brevets, en date du 14 juillet 2007, concernant la signification publique conformément à la règle 129 CBEOG 2007, Special Edition No. 3, K.1 A2 (1)).

Le document est réputé signifié à l’expiration d’un délai de 1 month from the date of publication (R129 (2) EPC together "Décision de la Présidente de l’Office européen des brevets, en date du 14 juillet 2007, concernant la signification publique conformément à la règle 129 CBEOG 2007, Special Edition No. 3, K.1 A2 (1)).

2.2.5. By a contracting state

This mode of service is provided by the R119 EPC and R125 (3) EPC.

Service shall be effected in accordance with the national law applicable to the central industrial property service of that State.

Section 2.3. Recipient

If an agent is appointed (authorized agent or lawyer, but not an employee), service is given to that agent (R130 (1) EPC) ou tout du moins, à l’un d’en eux s’il y en a plusieurs (R130 (2) EPC).

Si aucun mandataire n’est désigné, la signification est faite à l’adresse indiquée dans la requête en délivrance ou dans l’acte d’opposition.

Une “adresse de correspondance” peut être indiquée le cas échéant (“Communication du Président de l’OEB du 23 octobre 1980 relative à l’utilisation par les demandeurs non représentés par des mandataires d’une adresse pour la correspondance” , OJ 1980, 397).

If a common representative is appointed, it is sufficient for the service to be given to him (R130 (3) EPC).

Si la signification est faite à un mauvais destinataire (i.e. ne respectant pas les conditions citées précédemment, ex. signification au demandeur alors qu’il a un mandataire), la signification est viciée (R125 (4) EPC and T703 / 92).

L’OEB doit donc resignifier la pièce si le mauvais destinataire ne l’a pas fait suivre au bon destinataire, la date de signification restant bien la réception de la pièce par le bon destinataire (T1281 / 01) if it is later than 10 days.

Chapter 3. Date of service

La date de signification doit être prouvée par l’OEB (ex. récépissé du recommandé).

Otherwise, the date of service is (E-II 2.5 Guidelines and R125 (4) EPC):

  • the date indicated as the date of receipt by the party; or
  • the date on which the party sends a response to this notification.

Chapter 4. Vices of service

Si une pièce n’est pas parvenu à son “bon” destinataire, il existe un vice de signification selon R125 (4) EPC.

On entend par “bon” destinataire une personne qui avait the right to receive mail : ainsi, la remise d’un courrier à une personne qui n’avait le droit de ne recevoir que les courriers personnels du mandataire mais pas ses courriers professionnels doit être considéré comme irrégulière (J3 / 14).

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