Taxes

Chapter 1. Tax Requirement

Contents

Chapter 1. Tax Requirement

Section 1.1. Date d’exigibilité

1.1.1. Principle

1.1.2. exceptions

1.1.3. Taxes payées avant la date d’exigibilité

Chapter 2. Payment of taxes

Section 2.1. Currencies

Section 2.2. Who can pay

Section 2.3. Payment details

Section 2.4. Means of payment

2.4.1. Principle

2.4.2. Cash payment

2.4.3. Payment by current account

1) Opening

2) Supply

3) Account statement

4) Account debit

5) Debit of the implicit account?

6) Inadequate flow and supply

7) Pour le dépôt auprès d’un service d’un État contractant

8) Révocation d’un ordre de débit

9) Automatic withdrawal

10) Closing

2.4.4. Payment by credit card

2.4.5. checks

2.4.6. Paiement par déduction d’une taxe à rembourser par l’OEB

Section 2.5. Calculation of the amount of the tax

Section 2.6. Insufficient payment

2.6.1. Principle

2.6.2. Minimal missing part

1) Principle

2) Cas d’un ordre de débit

3) Is minimal

4) N’est pas minime

Section 2.7. Fee schedule applicable to payment

Section 2.8. Modification of the scale and wrong amount

Chapter 3. Date on which a payment is deemed to have been made

Section 3.1. Principle

Section 3.2. Cas d’un ordre de débit d’un compte courant

Section 3.3. Cas d’un prélèvement automatique d’un compte courant

Section 3.4. Deemed payment made on time (10-day rule)

3.4.1. Delay

3.4.2. Reputed paid on time

3.4.3. Possible surcharge

3.4.4. Procedure

3.4.5. Cas du paiement d’une taxe avec surtaxe

3.4.6. Cas de l’approvisionnement d’un compte courant

Chapter 4. Reimbursement of taxes

Section 4.1. Taxes paid without cause

Section 4.2. Taxes not validly paid

Section 4.3. Recipients of the refund

Section 4.4. Repayment Terms

Section 4.5. Reimbursement of insignificant amounts

Section 4.6. Special case of the refund of the search fee

4.6.1. Complete refund

4.6.2. Full or partial refund

1) European or complementary research

2) International Searches (EPO / ISA)

3) Full / partial reuse criteria

4) Refund procedure

Section 4.7. Cas particulier du remboursement de la taxe d’examen

4.7.1. Complete refund

4.7.2. Partial refund

See the latest changes

Section 1.1. Date d’exigibilité

1.1.1. Principle

La date d’exigibilité correspond au premier jour à compter duquel la taxe peut être valablement payée (AX Guidelines 5.1.1).

Normalement, la date d’exigibilité découle de la CBE (A4 (1) RRT).

Si cela n’est pas le cas, la date d’exigibilité est la date de la demande d’exécution d’une prestation à l’OEB (A4 (1) RRT) subject to a tax.

1.1.2. exceptions

Il n’existe que deux exceptions à ce principe (AX Guidelines 5.1.1):

  • annual fees (which can be validly paid 3 months avant l’échéance / avant son exigibilité, R51 (1) EPC);
  • taxes paid voluntarily in response to the R71 (3) EPC while changes are also submitted (CV 4.2 Guidelines).

1.1.3. Taxes payées avant la date d’exigibilité

Si une taxe est payée avant son exigibilité (et hors exceptions mentionnées plus haut), cette taxe est normalement remboursée, sauf si le paiement a été effectué que peu de temps avant (même si le paiement ne devient valable qu’à compter de la date exigibilité, AX Guidelines 5.1.1).

Il existe également une exception à ce principe concernant la taxe de désignation : cette taxe est normalement exigible à la date à laquelle est publiée la mention de la publication du rapport de recherche européenne, mais si elle est acquittée avant la date d’exigibilité (ex. dépôt de la demande) la taxe de désignation ne sera pas remboursée automatiquement (AX 5.2.2 Guidelines) unless the application is abandoned before the due date.

Chapter 2. Payment of taxes

Section 2.1. Currencies

Les paiements à l’OEB sont effectués en euro (A5 (1) RRT).

Toute autre devise est refusée (“Communiqué en date du 1er octobre 2001 relatif à l’introduction de l’euro” , OJ 2001, 524, art 3).

Section 2.2. Who can pay

Toute taxe peut être payée par n’importe quelle personne (AX 1 Guidelines).

Section 2.3. Payment details

All payments must include (A6 (1) RRT):

  • a name of the person making the payment;
  • les données nécessaires pour identifier facilement l’objet du paiement.

Si l’objet du paiement n’est pas facilement identifiable, l’OEB invite le demandeur à indiquer dans un délai imparti cet objet (A6 (2) RRT).

Pour autant, si l’objet du paiement est manifestement erroné et que le reste des indications fournies permettent de déterminer sans difficulté le véritable objet du paiement (AX 7.1.2 Guidelines), alors l’OEB corrigera tout seul l’objet.

Otherwise, payment is deemed null and void (A6 (2) RRT).

Section 2.4. Means of payment

2.4.1. Principle

Les paiements à l’OEB peuvent être effectués (A5 (1) RRT):

  • payment;
  • transfer.

2.4.2. Cash payment

Le paiement par espèce directement auprès de l’OEB n’est pas possible.

Pour autant, le paiement par versement d’espèce au guichet d’une banque est en réalité un paiement par versement destiné à un compte bancaire de l’Office (J7 / 81).

La date de paiement est réputée être celle à laquelle le montant du versement est porté au crédit d’un compte bancaire de l’Office (J7 / 81).

2.4.3. Payment by current account

1) Opening

Toute personne physique ou morale peut ouvrir un compte courant auprès de l’OEB (2.1 RCC, “Regulation on current accounts” , OJ 5/2017, additional publication, p11).

2) Supply

L’approvisionnement du compte courant est effectué par un virement sur un compte de l’OEB en indiquant (3.2 RCC, “Regulation on current accounts” , OJ 5/2017, additional publication, p11):

  • la mention “approvisionnement” (ou l’abréviation “appro”) ou “dépôt”,
  • suivie du numéro à huit chiffres (commençant par 28) du compte courant concerné de l’OEB.

L’OEB a un compte dans presque chaque état membre auprès d’une banque nationale (voir “Comptes euro de l’Organisation européenne des brevets” , OJ 4/2014, supplementary publication, p64).

La date du paiement est alors la date où le versement est porté au crédit de ce compte (3.2 RCC, “Regulation on current accounts” , OJ 5/2017, additional publication, p11).

3) Account statement

Le titulaire du compte peut consulter l’état de son compte en ligne (4.2 RCC, “Regulation on current accounts” , OJ 5/2017, additional publication, p11 modifiée par “Décision du Président de l’Office européen des brevets, en date du 19 février 2019, modifiant la réglementation applicable aux comptes courants (RCC)“, OJ 2019, A20).

Par ailleurs, un solde de compte est envoyé à chaque fin d’exercice (“Décision du Président de l’Office européen des brevets, en date du 19 février 2019, modifiant la réglementation applicable aux comptes courants (RCC)“, OJ 2019, A20).

4) Account debit

Le compte courant est débité sur la base d’un ordre de débit signé par le titulaire du compte (sur ordre ou automatique) (5.1 RCC, “Regulation on current accounts” , OJ 5/2017, additional publication, p11) dans un format permettant un traitement électronique (XML), en utilisant l’un des moyens suivants :

  • online :
    • on forms EPO 1001E (request for grant), 1200E (entry in phase) 2300E (opposition) or 1038E (documents filed later);
    • via le logiciel de dépôt en ligne de l’OEB ou PCT-SAFE, CMS et ePCT à l’aide de la fonction de calcul et de paiement des taxes au titre du PCT
    • via the payment of taxes online as part of the online services.

Les ordres de débit présentés d’une autre manière, par exemple sur papier, par télécopie, au moyen du service de dépôt par formulaire en ligne, ou à l’aide d’un format différent, par exemple en tant que pièce jointe au format PDF, ne sont pas valables et ne seront donc pas exécutés (5.1 RCC, “Regulation on current accounts” , OJ 5/2017, additional publication, p11)

Si jamais le montant indiqué est incorrect (ou toute autre information est manifestement erronée), mais que l’intention de la partie est claire, l’OEB corrigera de lui-même le montant et prélèvera le bon montant (T152 / 82, T170 / 83, AX 4.2.3 Guidelines and AX 7.1.2 Guidelines).

5) Debit of the implicit account?

Le fait d’indiquer sur un courrier que le titulaire paye par prélèvement du compte courant mais sans joindre le formulaire adéquate ne permet pas à l’OEB de considérer le paiement comme valide (T198 / 16).

6) Inadequate flow and supply

Si l’approvisionnement du compte est insuffisant pour payer l’ensemble des taxes dues pour une demande, le compte courant n’est pas débité (7.1 RCC, “Regulation on current accounts” , OJ 5/2017, additional publication, p11)

Le titulaire du compte est alors informé de ce fait (par télécopie ou courriel) (7.1 RCC, “Regulation on current accounts” , OJ 5/2017, additional publication, p11)

The holder must then replenish his account.

7) Pour le dépôt auprès d’un service d’un État contractant

Un ordre reçu par un service national compétent d’un État contractant lors du dépôt est réputé être reçu dans les délais par l’OEB si le compte courant était suffisamment approvisionné à l’expiration du délai (5.6 RCC, “Regulation on current accounts” , OJ 5/2017, additional publication, p11).

Il est possible d’utiliser le formulaire 1020 papier uniquement si le dépôt est effectué sous format papier auprès de cet Etat (5.6 RCC, “Regulation on current accounts” , OJ 5/2017, additional publication, p11).

8) Révocation d’un ordre de débit

Une révocation d’un ordre de débit n’est possible que si elle est reçue par l’OEB avant la réception de l’ordre lui-même (6.2 RCC, “Regulation on current accounts” , OJ 5/2017, additional publication, p11).

9) Automatic withdrawal

Il est possible de mettre en place un débit automatique du compte courant (7 RCC, “Regulation on current accounts” , OJ 5/2017, additional publication, p11).

Dans ce cas, toutes ces taxes sont prélevées automatiquement, au fur et à mesure que se déroule la procédure, et sont réputées avoir été reçues dans les délais. Il n’est pas possible de limiter l’ordre de prélèvement automatique à certains types de taxes (1.5 RPA, “Relative Regulations to the automatic debiting procedure” , OJ 5/2017, additional publication, p22).

Sont notamment exclues de la possibilité de prélèvement automatique, les taxes suivantes (4 RPA, “Relative Regulations to the automatic debiting procedure” , OJ 5/2017, additional publication, p22). :

  • toutes les taxes dues par une partie qui n’est pas le demandeur ou le titulaire (ex. opposant),
  • the processing fee (A135 (3) EPC and A140 EPC),
  • the fee for fixing costs (R88 (3) EPC),
  • the conservation of evidence tax (R123 (3) EPC),
  • la redevance pour délivrance d’un avis technique (A25 CBE).

Si l’approvisionnement du compte est insuffisant pour payer l’ensemble des taxes dues pour une demande, le compte courant n’est pas débité (7.1 RPA, “Relative Regulations to the automatic debiting procedure” , OJ 5/2017, additional publication, p22). and the account holder is then notified of this fact (by fax or email).

10) Closing

Tout compte dont le solde est à 0 et pour lequel aucune opération n’est survenue durant les quatre années précédentes est clôturé d’office par l’OEB (“Décision du Président de l’Office européen des brevets, en date du 19 février 2019, modifiant la réglementation applicable aux comptes courants (RCC)“, OJ 2019, A20). Si le solde est positif, le compte est plutôt déclaré “inactif”.

Par ailleurs, il est aussi possible de clôturer soi-même un compte courant en envoyant une demande écrite et signée à l’OEB (cela peut être par mail, (2.2 RCC, “Regulation on current accounts” , OJ 5/2017, additional publication, p11).

Le solde peut alors être remboursé par virement bancaire (2.4 RCC, “Regulation on current accounts” , OJ 5/2017, additional publication, p11).

2.4.4. Payment by credit card

Depuis le 1er décembre 2017, il est de nouveau possible de payer les taxes via une carte de crédit (“Décision du Président de l’Office européen des brevets, en date du 22 août 2017, relative au paiement des taxes par carte de crédit”, OY 2017, A72). lors de l’utilisation du service en ligne (ce n’est pas EPOLINE).

The payment date is the date the transaction is approved
(“Décision du Président de l’Office européen des brevets, en date du 22 août 2017, relative au paiement des taxes par carte de crédit”, OY 2017, A72).

Seul les cartes VISA et MASTERCARD sont acceptées (“Communiqué de l’Office européen des brevets, en date du 22 août 2017, relatif au paiement des taxes par carte de crédit”, OY 2017, A73).

Il est également possible de payer par carte de crédit les taxes relatives à l’EQE (“Décision du Président de l’Office européen des brevets, en date du 16 avril 2002, relative aux droits d’inscription à l’examen européen de qualification des mandataires agréés près l’Office européen des brevets, et à la taxe de recours contre les décisions du jury d’examen ou du secrétariat d’examen” , OJ 2002, 309).

2.4.5. checks

Are forbidden :

  • payments by checks depuis le 1er septembre 2007 (“Important Notice” , OG 2007, 489);
  • payments by checks depuis le 1er avril 2008 (“Deletion of payment by check” , OG 2007, 626).

2.4.6. Paiement par déduction d’une taxe à rembourser par l’OEB

Il n’est normalement pas possible de payer par “compensation” , car rien dans la CBE ne l’autorise (AX 2 Guidelines).

Néanmoins, il est possible de le demander dans une requête écrite : c’est la date de cette requête qui est réputée être celle du paiement (AX 10.5 Guidelines).

Section 2.5. Calculation of the amount of the tax

La date de référence à prendre en considération pour calculer le montant d’une taxe est le jour du paiement (AX Guidelines 5.1.2) et non la date d’exigibilité de la taxe.

Ainsi, si votre date d’exigibilité tombe avant une modification des tarifs de l’OEB, mais que vous payez après, vous devrez bien payer le nouveau montant.

Section 2.6. Insufficient payment

2.6.1. Principle

Normalement, la conséquence d’un paiement insuffisant est le fait que celui-ci n’est pas considéré comme valide et les taxes versées sont remboursées (A8 (1) RRT).

2.6.2. Minimal missing part

1) Principle

Si une partie minime d’une taxe n’est pas payée, le paiement peut, quand même, être considéré comme valide (A8 (1) RRT), à condition que le paiement soit complété, sur invitation, de la partie manquante de la taxe (c’est la pratique de l’OEB).

If several taxes are payable, you have to look at the total amount (J11 / 85).

2) Cas d’un ordre de débit

Dans le cas d’un ordre de débit, la partie minime manquante est prélevée automatiquement (T152 / 82, “Communiqué relating to debits made to a current account” , OG 1984, 321)

3) Is minimal

10% are often considered a small part (J11 / 85).

Il a même été considéré que le non-versement de 20 % de la taxe d’opposition (pensant bénéficier de la réduction liée aux langues A14(4) CBE) était minime (T290 / 90).

4) N’est pas minime

25 % du montant total dû n’est pas minime (J11 / 85).

Section 2.7. Fee schedule applicable to payment

The applicable tax schedule is the one in effect at the time the tax is due and paid (AX Guidelines 5.1.2) : c’est donc la date du paiement qui importe.

Comme indiqué précédemment, si la taxe n’est pas exigible, celle-ci est normalement remboursée automatiquement (sauf pour la taxe de désignation comme mentionné ci-avant, qui peut être payé dès le dépôt mais considéré comme valables qu’à partir de la date d’exigibilité, à condition que le montant payé corresponde au montant dû à la date d’exigibilité, AX 5.2.2 Guidelines).

Section 2.8. Modification of the scale and wrong amount

Le plus souvent, lors d’une augmentation du barème des taxes, il existe une période transitoire de 6 months pendant laquelle une taxe est considérée comme valablement payée si (ex. “Décision du Conseil d’administration du 27 octobre 2011 modifiant le règlement relatif aux taxes” , OY 2011, 616, art 4 (3)):

  • le montant payé est celui de l’ancien barème ;
  • the remainder is paid in 2 months qui suivent une invitation de l’OEB.

Chapter 3. Date on which a payment is deemed to have been made

Section 3.1. Principle

Un paiement est réputé effectué lorsque le montant de la taxe est effectivement porté au crédit d’un compte bancaire de l’Office (A7 (1) RRT).

Section 3.2. Cas d’un ordre de débit d’un compte courant

La date du paiement est la date de réception de l’ordre, si le compte courant est suffisamment approvisionné (5.4 RCC, “Regulation on current accounts” , OJ 5/2017, additional publication, p11).

Dans ce cas, la date de paiement est réputée être celle à laquelle le réapprovisionnement a été effectué (5.2 RCC, “Regulation on current accounts” , OJ 5/2017, additional publication, p11 modifié par la “Décision du Président de l’Office européen des brevets, en date du 19 février 2019, modifiant la réglementation applicable aux comptes courants (RCC)“, OJ 2019, A20).

Section 3.3. Cas d’un prélèvement automatique d’un compte courant

Le paiement est réputé effectué, dans la mesure où le compte courant est suffisamment approvisionné (6 RPA, “Relative Regulations to the automatic debiting procedure” , OJ 5/2017, additional publication, p22):

  • the last day of the applicable time limit (if the fee were to be paid within a period);
  • for the examination fee :
    • on the date of receipt of the declaration of renunciation,
      • si le demandeur a renoncé à son droit de recevoir l’invitation permettant de confirmer l’examen (selon R70 (2) EPC);
    • on the date of receipt of the request,
      • si le demandeur a requis un examen accéléré PACE avant l’expiration du délai de 6 months from the mention of the publication of the TPP (as R70 (1) EPC) or the deadline for 31 months from the priority (according to the R159 (1) EPC)
  • for the tdelivery axis and of publication :
    • on the date of receipt of the translation of the claims
      • si la traduction des revendications est produite avant l’expiration du délai de 4 months from the notification referred to in R71 (3) EPC.
  • for the claim fees :
    • the last day of the period referred to in R162 (2) EPC :
      • si celles-ci sont exigibles lors de l’entrée en phase ;
    • on the date of receipt of the translation:
      • if they are due on delivery (R71 (4) EPC) et lorsque la traduction des revendications concernées est produite avant l’expiration du délai de 4 months from the notification (the R71 EPC having changed since this version of the RPA, it is possible that this is no longer applicable);
  • for the taxe de publication d’un nouveau fascicule :
    • on the date of receipt of the translation;
      • si la traduction des revendications modifiées est produite avant la date d’expiration du délai de 3 months from the notification referred to in R82 (2) EPC (limitation or revocation) or R95 (3) EPC (opposition).
  • for the annual fees :
    • à la date d’échéance :
    • the last day of the deadline 4 months from the deposit referred to in R51 (3) EPC ;
      • for newly filed divisional applications;
    • the last day of the period referred to in R51 (4) (a) EPC or R51 (4) (b) EPC, according to the applicable deadline;
      • for European applications for which the applicant is reinstated in his rights;
    • the last day of the period referred to in R51 (5) (a) EPC or R51 (5) (b) EPC, according to the applicable deadline;
      • for European applications for which the Enlarged Board of Appeal reopens the proceedings before the Board of Appeal (A112bis (5) EPC):
  • for the fees for further processing :
    • the last day of the deadline for requesting the continuation of the procedure:
      • si le défaut de paiement d’une taxe constituait l’acte non accompli ;
      • si plusieurs actes n’ont pas été accomplis à l’expiration du délai concerné, dont l’un au moins était le défaut de paiement d’une taxe et l’un était la non-exécution d’un acte de procédure, et sous réserve de l’accomplissement de l’acte de procédure ;
    • à la date d’exécution de l’acte non-accompli :
      • si la non-exécution d’un acte de procédure (autre que le paiement d’une taxe) constituait l’acte non accompli,
  • for une taxe dont le défaut de paiement constitue l’acte non-accompli :
    • on the same date as for the corresponding fee (see above) for further processing;
  • for the fees for restitutio in integrum, limitation or revocation, appeal and petition for review :
    • on the date of receipt of the request for restitutio in integrum, limitation or revocation, the appeal or the petition for review;
  • for taxes d’administration et les redevances :

Si le titulaire réapprovisionne son compte, le paiement est réputée effectuée à cette date (8 RPA, “Regulations on the automatic debiting procedure” , OJ 5/2017, additional publication, p22).

Section 3.4. Deemed payment made on time (10-day rule)

3.4.1. Delay

Néanmoins, il peut arriver qu’un virement effectué avant un délai ne soit pas considéré comme valablement effectué dans les temps du fait des délais interbancaires de virement.

3.4.2. Reputed paid on time

To avoid any concern, a payment will be deemed to have been made on time if the following conditions are met (A7 (3) RRT):

  • si le virement a été effectué ou a été ordonné auprès d’un établissement bancaire, dans un État contractant ;
  • if this was done at the latest 10 days before the expiration date;
  • if the person making the payment can prove the two previous conditions.

3.4.3. Possible surcharge

In addition, a surcharge of 10% of the sums due (not exceeding 150 €) (A7 (3) RRT) will have to be settled if:

  • si le virement a été effectué ou a été ordonné auprès d’un établissement bancaire, dans un État contractant ;
  • if this was done less (strictly) of 10 days before the expiration date.

3.4.4. Procedure

A decision must be required in accordance with the R112 (1) EPC and the evidence must then be provided (AX 6.2.6 Directives).

The EPO then invites, and if necessary, the applicant to pay the surcharge within a specified time (A7 (4) RRT) (time limit which must respect a minimum of 2 monthsbecause the R132 EPC s & #8217; applies, D7 / 07).

TheA121 EPC is applicable to the time limit (for the applicant) and the #8217;A122 EPC is applicable to the time limit (for the holder).

3.4.5. Cas du paiement d’une taxe avec surtaxe

If a fee may be paid with surcharge in a further period, the 10-day rule applies to the normal time period, but also additional time with surcharge (AX 6.2.4 Guidelines).

The 10-day rule s & #8217; applies also the time limit for continuing the proceedings (AX 6.2.4 Guidelines).

3.4.6. Cas de l’approvisionnement d’un compte courant

The 10-day rule applies, by analogy, to the payments made for the supply of a current account. These payments shall be deemed to be effective not later than 10 days after the completion of the necessary acts (AX 6.2.2 Directives).

Chapter 4. Reimbursement of taxes

Section 4.1. Taxes paid without cause

Pour qu’une taxe soit valablement acquittée, il faut (AX 10.1.1 Guidelines):

  • that the tax relates to a pending proceeding;
  • la taxe a été versée le jour de l’exigibilité ou ultérieurement (sauf exception).

Si la demande n’est pas en instance (ex. réputée retirée), la taxe est acquittée sans cause et le montant versé est alors remboursé (AX 10.1.1 Guidelines).

Si les taxes sont versées avant la date d’exigibilité and if the cause of payment disappears on or before that date, the tax is paid without cause and the amount paid is refunded (AX 10.1.1 Guidelines): this can happen for example if the annuities are paid in advance (R51 (1) EPC) et que la demande est retirée avant l’échéance.

Section 4.2. Taxes not validly paid

Si une taxe n’est pas valablement acquittée, elle est remboursée (AX 10.1.2 Guidelines).

This is the case, in particular (AX 10.1.2 Guidelines):

  • if a tax has been paid, but it should have been paid with surcharge;
  • if a tax is paid incompletely;
  • if a fee is paid during the period to require the continuation of the proceedings without the procedural fee being paid;
  • if the tax of re is paid outside the deadline 2 months to request the restitutio in integrum (T46 / 07).

Section 4.3. Recipients of the refund

The reimbursement of taxes is made for the benefit of the party concerned or its representative authorized to receive payments (AX 10.4 Guidelinesand not, as one might have thought, to the person / third party who made the payment.

Le remboursement direct à la personne ayant fait le paiement n’est possible que dans les cas suivants (AX 10.4 Guidelines):

  • le paiement concernait l’inspection publique ;
  • l’objet du paiement était tellement peu clair qu’il est impossible de le rattacher à une procédure en instance.

Section 4.4. Repayment Terms

Si le destinataire dispose d’un compte courant, le remboursement est effectué sur celui-ci (AX 10.3 Guidelines).

Upon written request, the refund may also be made by a transfer of payment (to another request) (AX 10.5 Guidelines).

In other cases, the refund is made by check (AX 10.3 Guidelines).

Section 4.5. Reimbursement of insignificant amounts

If the amount to be refunded is insignificant (ie less than 10 €, “Décision du Président de l’Office européen des brevets en date du 27 mars 2018, concernant l’application de l’article 12 du règlement relatif aux taxes” , OJ 2018, A37) et si la partie ne demande pas expressément à être remboursée, il n’y a pas de remboursement (A12 RRT).

Section 4.6. Special case of the refund of the search fee

4.6.1. Complete refund

The search fee is refunded in full if:

  • the request is not transmitted (R37 (2) EPC) by a Contracting State to the EPO within a period of 14 months from the priority;
  • the application is withdrawn, rejected or deemed withdrawn before the EPO has started toA9 (1) RRT);
  • the application is not granted a filing date (Guidelines A-II 4.1.4).

The fact that research has begun must be based on clear and transparent elements ("Notice from the European Patent Office dated 29 January 2013 concerning the adaptation of the search and examination fee refund system” , OG 2013, 153): the launch date of the search algorithm of the prior art by the examiner in charge of the search is thus entered in the file for this to be verifiable.

4.6.2. Full or partial refund

1) European or complementary research

If research is facilitated by previous research, part of the search fee may be refunded ("Decision of the President of the European Patent Office dated 21 December 2018 concerning the refund of the search fee under Article 9 (2) of the Rules relating to Fees” , OJ 2019, A4).

This refund applies to European searches or additional searches ("Decision of the President of the European Patent Office dated 21 December 2018 concerning the refund of the search fee under Article 9 (2) of the Rules relating to Fees” , OJ 2019, A4) :

  • and if the previous research had been done with written opinion,
    • and if this previous research is a European research for an EP application filed on or after July 1, 2005, the refund is:
      • 100% in case of complete reuse or
      • 25% in case of partial reuse.
    • and if this previous research is a PCT search for a PCT application filed on or after January 1, 2004, the refund is:
      • 84% in case of complete reuse or
      • 21% in case of partial reuse.
    • and if this previous research is a additional PCT search, the refund is:
      • 84% in case of complete reuse or
      • 21% in case of partial reuse.
    • and if this previous research is a national search for BE, CY, FR, GB, GR, IT, LT, LU, LV, MC, MT, NL, SM, TR, the refund is:
      • 84% in case of complete reuse or
      • 21% in case of partial reuse.
  • and if the previous research had been done without written opinion,
    • and if this previous research is a European research for an EP application filed before July 1, 2005, the refund is:
      • 70% in case of complete reuse or
      • 17.5% in case of partial reuse.
    • and if this previous research is a PCT search filed before January 1, 2004, the refund is:
      • 70% in case of complete reuse or
      • 17.5% in case of partial reuse.
    • and if this previous research is a international type search, the refund is:
      • 70% in case of complete reuse or
      • 17.5% in case of partial reuse.
    • and if this previous research is a standard search (the EPO has not done this type of search since 1 September 2007), the reimbursement is:
      • 70% in case of complete reuse or
      • 17.5% in case of partial reuse.
    • and if this previous research is a research national account for BE, CY, FR, GR, LU, NL, TR, the refund is:
      • 70% in case of complete reuse or
      • 17.5% in case of partial reuse.
2) International Searches (EPO / ISA)

If search is facilitated by prior search by the EPO for the priority request (including a "standard" search requested in a private capacity), part of the search fee may be refunded (R16.3 PCT, “New Agreement between the European Patent Organization and the International Bureau of the World Intellectual Property Organization concerning the functions of the European Patent Office as an International Searching and Administrative Authority responsible for the International Preliminary Examination under the Patent Cooperation Treaty “, OY 2017, A115, Annex C, Part II, point 3 and A9 RRT together "Décision du Président de l’Office européen des brevets, en date du 21 décembre 2018, relative au remboursement de la taxe de recherche internationale par l’OEB agissant en tant qu’administration chargée de la recherche internationale” , OJ 2019, A5):

  • and if the previous research had been done with written opinion,
    • and if this previous research is a European research, the refund is:
      • 100% in case of complete reuse or
      • 25% in case of partial reuse.
    • and if this previous research is a PCT search, the refund is:
      • 100% in case of complete reuse or
      • 25% in case of partial reuse.
    • and if this previous research is a additional PCT search, the refund is:
      • 100% in case of complete reuse or
      • 25% in case of partial reuse.
    • and if this previous research is a research national for BE, CY, FR, GB, GR, IT, LT, LU, LV, MC, MT, NL, SM, TR, the refund is:
      • 100% in case of complete reuse or
      • 25% in case of partial reuse.
  • and if the previous research had been done without written opinion,
    • and if this previous research is a international type search, the refund is:
      • 70% in case of complete reuse or
      • 17.5% in case of partial reuse.
3) Full / partial reuse criteria

Normally, a research report will be reused completely if the claims presentedNotice from the European Patent Office dated 9 January 2009 concerning criteria for reimbursement of search fees” , OCT 2009, 99point 2.1):

  • are identical to the claims previously sought;
  • or represent a limitation of the claims previously sought:
    • deletion of claims,
    • deletion of alternative features of a claim,
    • adding a limitation related to claim merger.

Normally, a research report will be partially reused if the claims presentedNotice from the European Patent Office dated 9 January 2009 concerning criteria for reimbursement of search fees” , OCT 2009, 99point 2.2):

  • are broader than the claims previously sought (and constitute a generalization);
  • or represent a limitation of the claims previously sought with a feature that was not disclosed in the earlier application (but which relates to the same invention).

No refund is due, ie the search report will not be not recycledwhen the claimed invention is different ("Notice from the European Patent Office dated 9 January 2009 concerning criteria for reimbursement of search fees” , OCT 2009, 99point 2.3).

4) Refund procedure

The reimbursement is made after the communication of the search report, the amount of this refund having been previously communicated to the applicant ("Notice from the European Patent Office dated 9 January 2009 concerning criteria for reimbursement of search fees” , OCT 2009, 99point 3).

Section 4.7. Cas particulier du remboursement de la taxe d’examen

4.7.1. Complete refund

La taxe d’examen est remboursée intégralement si :

  • the request is not transmitted (R37 (2) EPC) by a Contracting State to the EPO within a period of 14 months from the priority;
  • si l’examen au fond n’a pas commencé (A11 a) RRT, l’OEB informe de la date prévisionnelle du début de cet examen (“Notice from the European Patent Office dated 30 June 2016 concerning the refund of the examination fee (Article 11 of the Rules relating to Fees“, JO2016, A49);
  • the application is not granted a filing date (Guidelines A-II 4.1.4) and that the request for examination has been submitted to the filing.

The fact that the examination has begun must be based on clear and transparent elements ("Notice from the European Patent Office dated 29 January 2013 concerning the adaptation of the search and examination fee refund system” , OG 2013, 153): the launch date of the document search algorithm A54 (3) EPC Examiner in charge of the examination is included in the file for this to be verifiable.

Pour rappel, si la requête en examen est valablement formée dans les délais, la division d’examen devient compétente :

  • as soon as the TPP is sent to the applicant,
    • if the request has been made previously and
    • if the applicant has waived his right of confirmation (R10 (4) EPC);
  • failing this, upon receipt of the applicant's confirmation,
    • if the request was made before the transmission of the TPP (R10 (3) EPC);
  • failing that, upon submission of the request for examination (R10 (2) EPC).

4.7.2. Partial refund

If the examination on the merits has begun (A11 b) RRT), la taxe d’examen  :

  • is reimbursed at 50% if the withdrawal occurs:
    • before the expiry of the time limit for replying to the first invitation A94 (3) EPC ;
    • or in the case of a notification R71 (3) EPC before the day before the date of this notification.
  • is not reimbursed in other cases.

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