Principio
Ogni documento trasmesso dopo il deposito della domanda a un’amministrazione internazionale deve:
- essere accompagnato da una lettera che indichi la domanda internazionale interessata (R92.1.a PCT).
Ogni lettera trasmessa dopo il deposito della domanda a un’amministrazione internazionale deve:
- essere firmata (R92.1.a PCT).
In caso di mancato rispetto di tale requisito, viene inviata una notifica al depositante, concedendogli un termine (tra 10 giorni e 1 mese) per correggere il problema (anche se ciò supera il termine inizialmente da rispettare, R92.1.b PCT).
Lingua
RO, ISA, IPEA
Normalmente, le lettere e i documenti inviati al RO, all’ISA o all’IPEA devono essere redatti (R92.2.a PCT):
- nella lingua della domanda internazionale;
- oppure, se del caso, nella lingua della traduzione presentata ai fini della ricerca, della pubblicazione o dell’esame.
Le lettere e i documenti inviati all’ISA o all’IPEA possono essere redatti (R92.2.b PCT):
- in qualsiasi lingua accettata da tale amministrazione.
IB
Le lettere e i documenti inviati all’IB devono essere redatti (R92.2.d PCT):
- esclusivamente in inglese se la domanda internazionale è in inglese (insieme istruzioni amministrative 104.b),
- esclusivamente in francese se la domanda internazionale è in francese (insieme istruzioni amministrative 104.b),
- altrimenti, in inglese o in francese.
Modalità di deposito e scambio
Invio da parte dell’amministrazione competente
Per via postale
Questa modalità è la via « classica ».
Se la lettera fa parte di un termine, deve essere inviata per posta aerea salvo (R92.3 PCT):
- se la posta via terra o mare arriva normalmente entro due giorni,
- se non è disponibile la posta aerea.
Per e-mail
Se l’amministrazione competente lo consente, le lettere inviate da tale amministrazione possono essere trasmesse anche via e-mail (anche se la lettera cartacea è l’unica che fa fede, PCT Newsletter n°5/2008).
Tuttavia, il depositante può indicare di voler ricevere le comunicazioni solo via e-mail (nella misura in cui l’amministrazione competente lo accetti): il termine di risposta decorre allora dalla data di invio dell’e-mail (PCT Newsletter n°1/2010 e PCT Newsletter n°4/2010).
Invio da parte del depositante
Deposito per via postale
Il depositante può inviare qualsiasi corrispondenza all’amministrazione competente per via postale (implicito nella R82.1 PCT).
Deposito via fax
Principio
Qualsiasi documento può essere inviato via telefax (o altri mezzi analoghi che producano un documento stampato o scritto, R92.4 PCT) se:
- l’amministrazione competente lo autorizza (R92.4.a PCT e R92.4.h PCT) e
- qualora richiesto da tale amministrazione (eventualmente in casi particolari R92.4.f PCT), l’originale viene consegnato alla stessa entro un termine di 14 giorni (R92.4.d PCT).
Se il fax è illeggibile (in tutto o in parte), il fax è considerato come non ricevuto e il depositante viene informato (R92.4.c PCT).
Caso dell’UEB
È possibile depositare qualsiasi documento (ad eccezione dei poteri e dei documenti di priorità) via fax (“Decisione del Presidente dell’Ufficio europeo dei brevetti, in data 20 febbraio 2019, relativa al deposito di domande di brevetto e di altri documenti via telefax”, JO 2019, A18, conforme R92.4.d PCT).
L’UEB può invitare il richiedente a produrre una conferma cartacea dei documenti inviati via fax entro un termine di 2 mesi (e non 14 giorni come indicato sopra).
Se il richiedente non dà seguito a tale invito, il fax è considerato non ricevuto.
Deposito elettronico
Mezzi elettronici
Qualsiasi documento può essere depositato in formato elettronico (R89bis.2 PCT insieme R89bis.1.a PCT) se l’amministrazione competente accetta tale tipo di deposito (R89bis.2 PCT insieme R89bis.1.d PCT).
Il deposito deve quindi essere conforme alle istruzioni amministrative, capitolo 7 e all’allegato F delle istruzioni amministrative.
ePCT
Questa modalità di deposito consente un deposito tramite un’interfaccia WEB se l’Ufficio ricevente (RO) è l’IB (link al sito).
PCT-Easy
Il deposito può essere effettuato tramite PCT-EASY: un deposito in forma cartacea accompagnato da una versione elettronica (floppy disk, CD-Rom).
Il software PCT-EASY può essere utilizzato (R89ter PCT e R3.1 PCT insieme istruzioni amministrative 102bis.a) se l’amministrazione competente lo accetta.
L’UEB non accetta più depositi di tipo PCT-EASY dal 1° aprile 2007 (JO 2007, 58).
PCT-SAFE
L’OMPI ha sviluppato un software che consente depositi elettronici online (link al sito) presso l’IB e eventualmente altri RO che lo accettano.
Invio via e-mail
Non è possibile per il depositante comunicare con un’amministrazione via e-mail (PCT Newsletter n°4/2009) nemmeno per rispondere a una e-mail esistente (es. inviata da tale amministrazione, vedi sopra).