Principio
Todo documento remitido tras la solicitud de la demanda a una administración internacional debe:
- ir acompañado de una carta que indique la solicitud internacional correspondiente (R92.1.a PCT).
Toda carta remitida tras la solicitud de la demanda a una administración internacional debe:
- estar firmada (R92.1.a PCT).
En caso de incumplimiento de este requisito, se enviará una notificación al solicitante, concediéndole un plazo (entre 10 días y 1 mes) para corregir el problema (incluso si esto supera el plazo inicialmente establecido, R92.1.b PCT).
Idioma
RO, ISA, IPEA
Normalmente, las cartas y documentos enviados al RO, a la ISA o a la IPEA deben redactarse (R92.2.a PCT):
- en el idioma de la solicitud internacional;
- o, en su caso, en el idioma de la traducción presentada para la búsqueda, la publicación o el examen.
Las cartas y documentos enviados a la ISA o a la IPEA pueden redactarse (R92.2.b PCT):
- en cualquier idioma aceptado por dicha administración.
IB
Las cartas y documentos enviados al IB deben redactarse (R92.2.d PCT):
- únicamente en inglés si la solicitud internacional está en inglés (conjunto instrucciones administrativas 104.b),
- únicamente en francés si la solicitud internacional está en francés (conjunto instrucciones administrativas 104.b),
- en caso contrario, en inglés o en francés.
Medios de presentación e intercambio
Envío por la administración competente
Por correo postal
Este medio es el método « clásico ».
Si la carta forma parte de un plazo, debe enviarse por correo aéreo salvo (R92.3 PCT):
- si el correo por vía terrestre o marítima llega normalmente en dos días,
- si no hay correo aéreo disponible.
Por correo electrónico
Si la administración competente lo permite, las cartas enviadas por dicha administración también pueden remitirse por correo electrónico (aunque la carta en papel sea la única que hace fe, PCT Newsletter n°5/2008).
No obstante, el solicitante puede indicar que desea recibir las comunicaciones únicamente por correo electrónico (en la medida en que la administración competente lo acepte): el plazo de respuesta comenzará entonces desde la fecha de envío del correo electrónico (PCT Newsletter n°1/2010 y PCT Newsletter n°4/2010).
Envío por el solicitante
Presentación por correo postal
El solicitante puede enviar cualquier correspondencia a la administración competente por correo postal (implícito en la R82.1 PCT).
Presentación por telefax
Principio
Cualquier documento puede enviarse por telefax (u otros medios análogos que den lugar a un documento impreso o escrito, R92.4 PCT) si:
- la administración competente lo autoriza (R92.4.a PCT y R92.4.h PCT) y
- cuando así lo solicite dicha administración (eventualmente en casos particulares R92.4.f PCT), el original se le entrega en un plazo de 14 días (R92.4.d PCT).
Si el fax es ilegible (en su totalidad o en parte), se considera que el fax no ha sido recibido y se informa al solicitante (R92.4.c PCT).
Caso de la OEP
Es posible presentar cualquier documento (excepto los poderes y los documentos de prioridad) por fax (“Decisión del Presidente de la Oficina Europea de Patentes, de 20 de febrero de 2019, relativa a la presentación de solicitudes de patente y otros documentos por telefax”, JO 2019, A18, conforme a R92.4.d PCT).
La OEP puede invitar al solicitante a presentar una confirmación en papel de los documentos enviados por fax en un plazo de 2 meses (y no 14 días como se indica más arriba).
Si el solicitante no atiende esta invitación, el fax se considerará no recibido.
Presentación electrónica
Medios electrónicos
Cualquier documento puede presentarse en formato electrónico (R89bis.2 PCT junto con R89bis.1.a PCT) si la administración competente acepta este tipo de presentación (R89bis.2 PCT junto con R89bis.1.d PCT).
La presentación deberá ajustarse entonces a las instrucciones administrativas, capítulo 7 y del anexo F de las instrucciones administrativas.
ePCT
Este modo de presentación permite una solicitud a través de una interfaz WEB si la RO es la IB (enlace al sitio web).
PCT-Easy
La presentación puede realizarse mediante PCT-EASY: una presentación en formato papel acompañada de una versión electrónica (disquete, CD-Rom).
El software PCT-EASY puede utilizarse (R89ter PCT y R3.1 PCT junto con instrucciones administrativas 102bis.a) si la administración competente lo acepta.
La OEP ya no acepta presentaciones de tipo PCT-EASY desde el 1 de abril de 2007 (JO 2007, 58).
PCT-SAFE
La OMPI ha desarrollado un software que permite presentaciones electrónicas en línea (enlace al sitio web) ante la IB y, eventualmente, otras RO que lo acepten.
Envío por correo electrónico
No es posible que el solicitante se comunique con una administración por correo electrónico (PCT Newsletter n°4/2009), ni siquiera para responder a un correo electrónico existente (ej. enviado por dicha administración, véase supra).